Saját AI digitális asszisztens: így dolgozik Robin nálunk

A kiindulás: a háttérmunka a fejünkben élt

A legtöbb rendszert az ügyfeleinknek építjük — Robint viszont magunknak. A mindennapokban ugyanazok a ráncok gyűltek nálunk is: havi könyvelési anyagok bekérése és egyeztetése, ügyvédi iratcsomagok, meetingek, amikről utólag kellene emlékezni, apró kutatások és Excel-nyűglődés. Ezek emberi figyelmen és emlékezeten múltak — és két ember fejében könnyű elcsúszni.

Így született meg Robin. Eleinte prózaian „Vasalódeszka" néven futott, 2026. február 27-től viszont hivatalosan Robin. Nem chatablakot akartunk, hanem egy háttértársat, aki a Slackben ott van, a feladatot készig viszi, és leveszi rólunk, amit nem kell emberi fejben tartani.

Mit építettünk?

Nem kész chatbotot állítottunk be, hanem egy saját, mindig futó asszisztenst, ami a valódi napi munkánkra van szabva. Tételesen:

• Egy saját AI digitális asszisztenst, akinek van saját számítógépe: Slackből irányítható, és gyakorlatilag ugyanazokat a digitális feladatokat elvégzi, mint egy ember a gép előtt — a nyitott feladatokat pedig addig hajtja, amíg tényleg kész.
• Havi pénzügyi utánkövetést több ügyfélnél: bankkivonatok és könyvelési anyagok bekérése, egyeztetés, hiányzó tételek noszogatása — reggelente, amíg le nem zárul a kör.
• Automatikus számlaellenőrzést: minden átadott számlán nézi a vevő cégnevét, adószámát és címét, és szól, ha magánszemélyre, másik cégre vagy régi címre szól.
• Meeting-leiratozást: a felvételből szó szerinti leirat és emlékeztető készül, hogy ne kelljen visszahallgatni.
• Közös dokumentumszerkesztést Google Docsban: Robin munkaanyagot készít a céges mintából, a kommentjeinket javaslatként vezeti át, formáz, képet szúr be — javaslatot elfogadni viszont csak ember tud.
• Jogi és céges dokumentumok gyártását jóváhagyott sablonokból: titoktartási megállapodás egy cégkivonatból percek alatt, ÁSZF és adatkezelési tájékoztató adatbekérővel és független jogi ellenőrzéssel.
• Ügyvédi és civil iratcsomagok előkészítését: szkennelt dokumentumok rendezése, sablonos iratok kitöltése, ellenőrzőlista.
• Pénzmosás elleni (Pmt.) nyilvántartást egy könyvelőiroda ötven ügyfelére: központi leltár, személyre szóló hiánylisták, adatbekérő levelek.
• Pályázati elszámolási csomagok összeállítását a fővállalkozó felé: nyilatkozatok, beszámolószövegek, átadási Excel — a végén ellenőrzött, beadható csomag.
• Exceles egyeztetőket és hiánylistákat — banki tételek, számlák, könyvelési anyagok párosítása, ahol a kézi másolás hibázna.
• Ütemezett emlékeztetőket és utánkövetést: ami nyitva marad, arról Robin magától szól, amíg készre nem jelentjük.
• Gyors kutatást, összehasonlítást és képgenerálást — a logóvázlattól az árösszehasonlításig, amikor egy döntéshez több forrást kell végignézni.

Mire használjuk — a gyakorlatban

Robin fő felülete a Slack. Onnan kap utasítást, oda adja vissza a kész anyagot (általában böngészős linken), és egyszerre több szálon dolgozik. A legsűrűbben a havi pénzügyi adminban vesszük hasznát.

A Meskánál bankkivonatot és Quick-exportot egyeztet, hiányzó vagy eltérő tételeket jelez. Az Artynos (román) könyvelésnél Stripe- és bankanyagokat kér be, székhelymódosításkor pedig a számlázási címek után megy — Orange, Sameday és társai —, amíg a helyes címre érkezik a számla. Kun Szilvinél (Utak Magadhoz) a havi Stripe- és MagNet-anyagokat noszogatja, amíg a könyvelési csomag tényleg kész.

A pénzügyön túl az iratmunkát és az emlékezést is átvállalja. Ügyvédi civil iratcsomagoknál (például a HOKE egyesület változásbejegyzésénél) rendezi a szkennelt forrásokat, kitölti a sablonos meghatalmazást vagy aláírásmintát, és checklisttel figyeli, mi hiányzik még. A meetingjeinkből — belső honlap-átnézés, ügyfélinterjú — szó szerinti leiratot és emlékeztetőt készít.

2026 nyarára a dokumentumgyártás lett a második nagy terület. Új ügyfélnél a titoktartási megállapodás egy cégkivonatból percek alatt elkészül a jóváhagyott sablonból; az ÁSZF-et és az adatkezelési tájékoztatót Robin adatbekérővel, az élő weboldal átnézésével és független jogi ellenőrzéssel állítja össze. Jogi kérdésre pedig soha nem válaszol fejből: előbb utánanéz a hatályos jogszabálynak, és a válasz mellé odateszi a forrást is.

A hosszabb szövegek pedig már közös Google Docsban készülnek: Robin munkaanyagot csinál a céges mintából, mi kommentelünk bele, ő a kommenteket javaslatként vezeti át — látszik, mi változott —, és minden kommentre válaszol. Javaslatot elfogadni és kommentet lezárni viszont csak mi tudunk. Ez szándékos védelem: a döntés mindig emberé marad.

És ami a mindennapokat igazán könnyebbé teszi: ami egyszer nyitva marad, arról nem felejtünk el. Robin reggelente utánamegy a félbehagyott köröknek — könyvelési anyag, ügyfélválasz, hiánypótlási határidő —, amíg valaki ki nem mondja, hogy kész.

Egy könnyedebb példa

Arra, mire jó egy mindig kéznél lévő kutatótárs, jó példa 2026. június 26-a: Balázs egy Shimano SH-SD501 SPD biciklis szandált keresett EU 46-os méretben, lehetőleg budapesti felpróbálással. Robin végignézte a magyar webshopokat — több helyen listázták a terméket 38–45 ezer forint körül, de a 46-os méret vagy nem volt raktáron, vagy nem lehetett átvételkor felpróbálni. Végül Balázs külföldről rendelte meg 31 490 Ft-ért: sokkal olcsóbb volt bármelyik magyar ajánlatnál, és felpróbálni úgysem lehetett volna. Ha ezt kézzel kellett volna végigkeresnie, legalább 2–3 órája ráment volna.

Amit tanultunk közben

Mivel magunknak fejlesztjük, a saját bőrünkön tanultuk meg, hol csúszhat el egy ilyen asszisztens. Egyszer váratlanul nagyjából 51 dolláros Gemini-számla jött, mert a rendszer a keret kimerülése után csendben drágább modellre váltott — azóta a költségkorlát a beállításokban él, nem a szöveges kérésben. Máskor a bot „elfelejtette" a szabályokat, mert a hosszú memóriafájl végéről levágódott, ami fontos volt. Volt, hogy elnémult egy túlméretes napló miatt, és volt, hogy a laptop napokig „élőnek" látszott, de nem ért el a netre.

Az újabb körök tanulsága ugyanez, csak élesebben. Volt, hogy Robin némán elhallgatott — ma már a kérdező üzenetén egy emoji mutatja, hol tart a munka, és ha egy kör tényleg elhasal, Robin percek alatt magától szól, előtte pedig ellenőrzi, hogy tényleg nem érkezett-e válasz. Volt, hogy egy szerverbeállítás miatt egy napra minden kiküldött linkje elhalt — azóta linket kézzel nem írhat, csak ellenőrzöttet adhat. És volt, hogy néhány ütemezett emlékeztető csendben gyengébb modellre csúszott — azóta automata őr figyeli, hogy a fontos feladatok tényleg a legerősebb modellen fussanak.

Közben az is kialakult, hogyan tanul Robin új szabályt. Minden állandó szabály-javaslatot szó szerint megmutat — mi változna és mire —, és csak külön jóváhagyó üzenet után élesíti. Hétfő reggelente ráadásul magától átnézi az előző hét tanulságait, és listát tesz le arról, mit érdemes szabályba emelni — de élesíteni ilyenkor sem élesít semmit egyedül.

A közös tanulság: a lágy kérés nem garancia. Amit nem szabad elrontani — költség, hálózat, alapszabályok —, azt kemény korláttal és figyeléssel biztosítjuk. Pontosan ezt a szemléletet visszük az ügyfeleink éles rendszereibe is.

Ami megváltozott

• A havi pénzügyi utánkövetések már nem a fejünkben élnek: Robin bekéri, egyeztet, noszogat — mi a döntéseknél és a lezárásnál vagyunk.
• Új ügyfél jogi és céges dokumentumai — titoktartási megállapodás, ÁSZF, adatkezelési tájékoztató — jóváhagyott sablonból, órák alatt állnak össze, nem napok alatt.
• A hosszabb szövegeken Google Docsban dolgozunk együtt: Robin javaslatot tesz, mi döntünk — minden változás látszik, és semmi sem élesedik emberi jóváhagyás nélkül.
• A meetingekről van szó szerinti leirat és emlékeztető: nem vész el, ami elhangzott, és nem kell órákat visszahallgatni.
• Az ügyvédi iratcsomagok és a könyvelési anyagok rendezettebben állnak össze — kevesebb kézi másolás, kisebb a kihagyás esélye.
• Ami egyszer nyitva marad, arról nem felejtünk el: a feladat addig él a háttérben, amíg kész.
• Robin már nem tud némán elhallgatni: emoji mutatja, hol tart a munka, és ha egy kör elakad, magától szól, hogy mi történt és mit tegyünk.

Azóta is visszük — magunknak is

Robint mi magunk üzemeltetjük és folyamatosan fejlesztjük — ez nem egy „elkészült és kész" projekt, hanem élő háttér. A főoldalon Robin a csapat harmadik tagjaként is megjelenik, mert nálunk tényleg az. Éppen ezért hiteles, amikor ugyanezt ígérjük az ügyfeleinknek: nem átadunk egy rendszert és elköszönünk, hanem hosszú távon figyeljük, javítjuk és bővítjük.

Gyakori kérdések