Saját AI digitális asszisztens: így dolgozik Robin nálunk

A kiindulás: a háttérmunka a fejünkben élt

A legtöbb rendszert az ügyfeleinknek építjük, Robint viszont magunknak. A mindennapokban nálunk is ugyanazok a ráncok gyűrődtek: havi elszámolások, számlázás, utalásfigyelés, a könyvelési anyag összerakása és egyeztetése, iratok, megbeszélések (és a rajtuk elhangzó rengeteg feladat, amire utólag kellene emlékezni), apró kutatások és Excel-nyűglődés. Vállalkozók vagyunk mi is, a saját cégünk körül is akad tennivaló bőven. Úgyhogy kellett már egy jó asszisztens.

Így született meg Robin. Eleinte prózaian „Vasalódeszka” néven futott, 2026. február 27-től viszont hivatalosan Robin. Nem chatablakot akartunk, hanem egy háttértársat, aki a Slackben ott van, a feladatot készig viszi, és levesz rólunk egy csomó terhet, hogy ne kelljen mindent emberi fejben tartani.

Mit építettünk?

Nem kész chatbotot állítottunk be, hanem egy saját, mindig futó asszisztenst, ami a valódi napi munkánkra van szabva. Tételesen:

• Egy saját AI digitális asszisztenst, aki a háttérben folyamatosan fut, Slackből irányítható, és a nyitott feladatokat addig hajtja, amíg tényleg kész.
• Havi könyvelés-előkészítést több ügyfélnél: a banki tételek és a számlák egyeztetését, és a hiányzó számlák utáni noszogatást, amíg végül minden rendelkezésre áll.
• Automatikus számlaellenőrzést: minden átadott számlán nézi a vevő cégnevét, adószámát és címét, és szól, ha magánszemélyre, másik cégre vagy régi címre állították ki.
• Meeting-leiratozást: a felvételből szó szerinti leirat és emlékeztető, ha kell, feladatlista készül, hogy ne kelljen visszahallgatni.
• Közös dokumentumszerkesztést Google Docsban: Robin munkaanyagot készít a céges mintából, a kommentjeinket javaslatként vezeti át, formáz, képet szúr be – javaslatot elfogadni viszont csak ember tud.
• Céges dokumentumok gyártását jóváhagyott sablonokból: az új szerződéseink percek alatt elkészülnek, az ÁSZF és az adatkezelési tájékoztató pedig adatbekérővel, az élő weboldal átnézésével és a hatályos jogszabályokkal való AI-alapú keresztellenőrzéssel készül.
• Szkennelt dokumentumok rendezését és sablonos iratok kitöltését, ellenőrzőlistával.
• Pénzmosás elleni (Pmt.) nyilvántartást egy könyvelőiroda ötven ügyfelére: központi leltár, személyre szóló hiánylisták, adatbekérő levelek.
• Pályázati elszámolási csomagok összeállítását a fővállalkozó felé: nyilatkozatok, beszámolószövegek, átadási Excel, mellékletek – a végén ellenőrzött, beadható csomag.
• Trello-összekötést: a havi feladatai maguktól jönnek létre a közös munkatáblán, Robin ezeket hónapról hónapra külön kérés nélkül elkezdi, és a kártyán jelzi, hol tart. Amin nekünk van dolgunk, azt is ott látjuk.
• Ütemezett emlékeztetőket és utánkövetést: ami nyitva marad, arról Robin magától szól, amíg készre nem jelentjük.
• Gyors kutatást és összehasonlítást, amikor egy döntéshez több forrást kell végignézni: a webshopos árösszevetéstől a cégadatok nyilvános forrásból való összegyűjtéséig.
• Tartalomkészítést az ügyfél hangján (posztok, hírlevelek, kurzusajánlók vázlatát), és képgenerálást a logóvázlattól az illusztrációig.

Mire használjuk – a gyakorlatban

Robin fő kommunikációs felülete a Slack: onnan kap utasítást, oda adja vissza a kész anyagot (általában böngészős linken), és egyszerre több szálon dolgozik. A feladatait viszont már nem csak mi adjuk neki. 2026 szeptembere óta a közös Trello-munkatáblán is saját fiókja van: a havi feladatok maguktól jönnek létre, éjjelente átnézi a kártyáit, elvégzi, amivel dolga van, és a kártyán írja le, hol tart. Reggelre ott látjuk, mit végzett el, és hol vár ránk.

A legsűrűbben a havi könyvelés-előkészítésben vesszük hasznát: kilenc vállalkozásnál (köztük a sajátunknál) párosítja a banki tételeket a számlákkal, és jelzi, mi hiányzik vagy mi tér el. A banki tételeket és a számlákat a legtöbb helyen a saját belső rendszerünkből, a gépházból maga kéri le, így több helyen semmilyen anyagot nem kell odaadnunk neki, máshol is csak azt, amihez nincs gépi hozzáférés. A hiánylistát a Trello-kártyán vezeti, és kipipálja, ami időközben meglett.

A megbeszéléseinkről szó szerinti leiratot és az ügyfélnek küldhető emlékeztetőt készít. Amikor elkészül egy Google Meet-felvétel, a gépház szól neki, ő pedig megkérdezi, kell-e a leirat. Ha igen, az emlékeztető Google Docként az ügyfél mappájába kerül, a kiküldhető levelet pedig megírja hozzá a szálba. Leiratozást magától sosem indít, mert pénzbe kerül.

A hosszabb szövegek közös Google Docsban készülnek: Robin munkaanyagot csinál a céges mintából, mi kommentelünk bele, ő a kommenteket javaslatként vezeti át (látszik, mi változott), és minden kommentre válaszol. Javaslatot elfogadni és kommentet lezárni viszont csak mi tudunk. Ez szándékos védelem: a döntés mindig emberé marad.

Kérdezni is lehet tőle: a bekötött vállalkozások költségszámláiról, a bankkártyás befizetésekről vagy egy ügyfél cégadatairól az adatot ott kéri le, ahol keletkezik, és nem becsül. A pénzügyi rendszerekbe írni nem tud, és ez szándékos: számlát, banki tételt vagy fizetést nem módosíthat. Levelet sem küld, legfeljebb piszkozatot tesz a postafiókunkba.

És ami a mindennapokat igazán könnyebbé teszi: ami egyszer nyitva marad, azt nem felejtjük el. Robin reggelente utánamegy a félbehagyott köröknek (könyvelési anyag, ügyfélválasz, hiánypótlási határidő), amíg valaki ki nem mondja, hogy kész.

Egy könnyedebb példa

Arra, mire jó egy mindig kéznél lévő kutatótárs, jó példa 2026. június 26-a: Balázs egy Shimano SH-SD501 SPD biciklis szandált keresett EU 46-os méretben, lehetőleg budapesti felpróbálással. Robin végignézte a magyar webshopokat – több helyen listázták a terméket 38–45 ezer forint körül, de a 46-os méret vagy nem volt raktáron, vagy nem lehetett átvételkor felpróbálni. Végül Balázs külföldről rendelte meg 31 490 Ft-ért: sokkal olcsóbb volt bármelyik magyar ajánlatnál, és felpróbálni úgysem lehetett volna. Ha ezt kézzel kellett volna végigkeresnie, legalább 2–3 órája ráment volna.

Amit tanultunk közben

Mivel magunknak fejlesztjük, a saját bőrünkön tanultuk meg, hol csúszhat el egy ilyen asszisztens. Az első hónapok tanulságai a költségről és a memóriáról szóltak: jött egy váratlan, nagyjából 51 dolláros számla, mert a rendszer a keret kimerülése után csendben drágább modellre váltott, és volt, hogy Robin „elfelejtette” a szabályokat, mert a hosszú memóriafájl vége levágódott. Azóta a költségkorlát a beállításokban él, nem szöveges kérésben, a szabályfájl méretére pedig külön figyelünk.

A legfontosabb tanulság később jött: egy rendszer nem tudja magáról, ha elromlott. Robint kis figyelőprogramok, őrök vigyázzák, és egy hónap alatt nyolcszor éppen valamelyik őr hibázott; mindegyiket ember vette észre. Volt, hogy a saját figyelője tévesen újraindította munka közben, és elveszett két válasz, amit neki írtunk; volt, hogy egy ütemezett feladat egy hónapon át ugyanazt a beállítást állítgatta, mert nem tudta, hogy már négyszer megtette. Ma ezért a hibák külön csatornába mennek, a kérdező üzenetén emoji mutatja, hol tart a munka, és ha egy kör elhasal, Robin percek alatt szól, előtte pedig ellenőrzi, hogy tényleg nem érkezett-e válasz. Az őrök hetente több mint negyven rögzített eseten tesztelik magukat.

Közben az is letisztult, hogyan tanul Robin új szabályt: nem magától. Amit állandónak kérünk, azt egy gyűjtőbe írja, és Balázs vezeti át a fejlesztői oldalon. A részletek lent, a gyakori kérdéseknél.

A közös tanulság: a lágy kérés nem garancia. Amit nem szabad elrontani (költség, hálózat, alapszabályok, írás a pénzügyi rendszerekbe), azt kemény korláttal és figyeléssel biztosítjuk. Pontosan ezt a szemléletet visszük az ügyfeleink éles rendszereibe is.

Ami megváltozott

• A havi könyvelés-előkészítés már nem a fejünkben indul, és nem nekünk kell észben tartani, mi hiányzik még: a lista ott van a kártyán. Mi a döntéseknél és a lezárásnál vagyunk.
• A hosszabb szövegeken Google Docsban dolgozunk együtt: Robin javaslatot tesz, mi döntünk. Minden változás látszik, és semmi sem élesedik emberi jóváhagyás nélkül.
• A megbeszélésekről van szó szerinti leirat és emlékeztető az ügyfél mappájában: nem vész el, ami elhangzott, és nem kell órákat visszahallgatni.
• Ami egyszer nyitva marad, arról nem feledkezünk meg: a feladat addig él a háttérben, amíg kész.
• Robin már nem tud némán elhallgatni: emoji mutatja, hol tart a munka, és ha egy kör elakad, magától szól, hogy mi történt és mit tegyünk.
• Ha egy számra vagy cégadatra van szükségünk, nem nekünk kell kikeresni: Robin a gépházból lekéri, és megmutatja, honnan vette.
• Ami ismétlődik, azt kérés nélkül csinálja: a honlapunk látogatottsági riportja például havonta kétszer magától elkészül.

Azóta is visszük – magunknak is

Robint mi magunk üzemeltetjük és folyamatosan fejlesztjük – ez nem egy „elkészült és kész” projekt, hanem élő háttér. A főoldalon Robin a csapat harmadik tagjaként is megjelenik, mert nálunk tényleg az. Pont úgy csináljuk magunknál, mint az ügyfeleinknél: nem átadunk egy rendszert és elköszönünk, hanem hosszú távon figyeljük, javítjuk és bővítjük.

Gyakori kérdések