Jelentkezések kezelése táblázat helyett – így simultak ki Kun Szilvi csoportjai

A kiindulás: minden csoport egy külön táblázat

Minden csoportnak saját Google űrlapja és saját, válaszokat gyűjtő táblázata volt. A jelentkezők egy részét interjúra kellett behívni, mások várólistára kerültek; a foglalókat és a részvételi díjakat kézzel kellett követni. A visszaigazoló és értesítő leveleket egyenként írta meg az ügyfélszolgálat, a webshopos befizetéseket egyesével kellett visszakeresni és bevezetni a táblázatba.

Az évek alatt a táblázatoknak saját nyelvük alakult ki: helyenként már a betűszín hordozta a jelentést – a kék várólistát, a piros interjút jelentett. Működött, de minden apróság emberi figyelmen múlt, és a sok (sokszor 10–15) párhuzamos csoport (és ugyanennyi táblázat) mellett egyre könnyebb volt egy-egy lépést elvéteni.

Mit építettünk?

Nem kész szoftvert vezettünk be, hanem egyedi rendszert fejlesztettünk, mert az interjús felvételi, a várólista és a foglalós fizetés együttesét kész eszköz nem képezte le jól. Tételesen:

• Egyedi adminrendszert, ahol az események, jelentkezők, várólisták, interjúk, befizetések és levelek egy helyen látszanak – bárki ránéz, azonnal látja, ki hol tart.
• Az összetett felvételi folyamat teljes leképezését: van csoport interjúval és anélkül, a helyek a létszám- és férfi–nő szabályok szerint osztódnak ki várólistával egybekötve – és csak az fizet, aki megfelelt és helyet kapott.
• Honlapba ágyazott jelentkezési űrlapokat minden csoporthoz – a jelentkezés azonnal a rendszerbe érkezik, nem egy újabb táblázatba.
• Automatikus e-mail folyamatokat sablonokkal: visszaigazolás, várólista-értesítés, interjúbehívó, fizetési emlékeztető – a levelek nem kézzel, mégis Szilvi hangján mennek ki.
• Befizetés-követést, amely a webshopos (WooCommerce) és a bankkártyás (Stripe) fizetéseket magától párosítja a jelentkezőhöz – a visszatérítésekkel együtt.
• Tömeges számlázást pár kattintással: a készpénzben fizetett csoportdíjakról a számlákat nem egyesével, hanem egyszerre állítjuk ki az adminrendszerből a Számlázz.hu-n keresztül a megfelelő vevőadatokkal.
• Interjú-időpontfoglalást (Fillout): a jelentkező maga választ időpontot, ami automatikusan bekerül az adatlapjára és Szilvi naptárába.
• Slack-értesítéseket oda, ahol emberi döntés kell – felszabadult hely, nem párosítható befizetés –, a gyakori döntések egy gombnyomással meghozhatók.
• Gmail-összekötést, hogy egy jelentkező teljes levelezése ott legyen az adatlapján – nem kell a postafiókban keresgélni.

Ahol a mesterséges intelligencia is dolgozik

A régi táblázatok több évnyi értékes előzményt őriztek – csak épp géppel olvashatatlan formában. AI segítségével dolgoztuk fel és töltöttük be őket a rendszer ügyfélkezelő (CRM) részébe. Amikor egy jelentkezőről dönteni kell – például hogy interjúra hívjuk-e be –, az előzményei egy kattintásra ott vannak; nem kell régi táblázatokban visszakeresni.

A csapat Slackben magyarul kérdezhet egy AI-asszisztenstől a saját adatairól – például hányan jelentkeztek eddig egy csoportba, hol vannak még szabad helyek, ki nem fizetett –, így nem kell minden összesítést előre riportként megépíteni.

Az ügyfélszolgálati levelekhez pedig egy Gmailbe épített AI-asszisztens ír válaszvázlatot a korábbi levelezés stílusában. Minden vázlatot ember néz át és küld ki – a gép gyorsít, a hangnem és a felelősség emberi marad.

Ami megváltozott

• A jelentkezők gyorsabban és pontosabban kapnak visszajelzést: a visszaigazolások és értesítések maguktól, azonnal mennek ki.
• A befizetések követése már senkinek nem feladata – a rendszer párosítja őket, és csak akkor szól, ha valami nem stimmel.
• Egy jelentkező státusza és teljes előzménye egy helyen látszik, nem több táblázatból kell összerakni.
• Összességében havonta 20–30 munkaóra szabadult fel, és jóval kevesebb a hibalehetőség.

Azóta is együtt visszük

Az első éles verzió másfél hónap alatt állt fel: a fejlesztés 2026 februárjában indult, március közepétől már élesben futottak a jelentkezések. Azóta a rendszert havidíjas partnerségben üzemeltetjük: napi automatikus adatmentés fut, és több száz kisebb-nagyobb fejlesztés került ki. Amikor új igény vagy csoportszabály születik, AI-támogatással nagyon gyorsan be tudjuk építeni és élesíteni – anélkül, hogy ez megzavarná a működő rendszert. Nem átadtunk egy szoftvert, hanem visszük a hátteret.

Gyakori kérdések

Ahogy Szilvi látja

Amit Szilvi írt rólunk

2026 augusztusában Szilvi ezt a bejegyzést tette közzé a saját oldalán. Szó szerint idézzük, csak a végéről hagytuk el a honlapunkra mutató linket.

“

Sokszor mondjátok a csoportjaimon, hogy nemcsak az profi, ami bent, a csoporttérben történik, hanem az egész ügyfélélmény is: a jelentkezéstől a leveleken át a számlázásig.

Nos, ennek a profizmusnak van két nagyon fontos háttérembere: Réka és Balázs.

Ők az arcok, akik válaszolnak nektek. És ők azok is, akik látják a színfalak mögötti bukdácsolásaimat, hisztijeimet és töretlen lelkesedésemet 🙂

Hat éve dolgozunk együtt, és az egyik legjobb döntésem volt megtanulni, hogy nem kell mindent nekem csinálnom. Ez alatt a 6 év alatt végigkísérték az első online kurzusom szenvedéssel teli megszületését, a könyvem sikerét és a folyamatos szakmai növekedésemet.

Ők azok, akik átlátják a rendszereimet, kiszervezik a fejemből, amit lehet, automatizálják, amit érdemes, és megteremtik azt a hátteret, amiben egyszerűen csak működnek a dolgok.

Én pedig azzal foglalkozhatok, amit igazán szeretek: a csoportjaimmal, az emberekkel és az alkotással. És ha néha azon kapnak, hogy megint én akarok megoldani valamit, ami az ő dolguk, kedvesen a helyemre tesznek.

Réka és Balázs más vállalkozóknak is ebben segítenek a Szuperszónikus Vasalódeszkánál (a cégnevük pont olyan, mint ők maguk – viccesek és vérprofik).

Az ő jelmondatuk mindent elmond:

„Alkosson az ember, dolgozzon a gép.”

Ha vállalkozó vagy, és túl sok időd megy el olyan feladatokra, amiket nem neked kellene csinálnod, szívből ajánlom őket.

És köszönöm nektek, Réka és Balázs, azt a rengeteg mindent, amiről néha már én sem tudom, hogy létezik – mert egyszerűen csak működik.