Jelentkezések kezelése táblázat helyett — így simultak ki Kun Szilvi csoportjai

A kiindulás: minden csoport egy külön táblázat

Minden csoportnak saját Google űrlapja és saját, válaszokat gyűjtő táblázata volt. A jelentkezők egy részét interjúra kellett behívni, mások várólistára kerültek; a foglalókat és a részvételi díjakat kézzel kellett követni. A visszaigazoló és értesítő leveleket egyenként írta meg az ügyfélszolgálat, a webshopos befizetéseket egyesével kellett visszakeresni és bevezetni a táblázatba.

Az évek alatt a táblázatoknak saját nyelvük alakult ki: helyenként már a betűszín hordozta a jelentést — a kék várólistát, a piros interjút jelentett. Működött, de minden apróság emberi figyelmen múlt, és a sok párhuzamos csoport mellett egyre könnyebb volt egy-egy lépést elvéteni.

Mit építettünk?

Nem kész szoftvert vezettünk be, hanem egyedi rendszert fejlesztettünk, mert az interjús felvételi, a várólista és a foglalós fizetés együttesét kész eszköz nem képezte le jól. Tételesen:

• Egyedi adminrendszert, ahol az események, jelentkezők, várólisták, interjúk, befizetések és levelek egy helyen látszanak — bárki ránéz, azonnal látja, ki hol tart.
• Az összetett felvételi folyamat teljes leképezését: van csoport interjúval és anélkül, a helyek a létszám- és férfi–nő szabályok szerint oszlanak ki várólistával egybekötve — és csak az fizet, aki megfelelt és helyet kapott.
• Honlapba ágyazott jelentkezési űrlapokat minden csoporthoz — a jelentkezés azonnal a rendszerbe érkezik, nem egy újabb táblázatba.
• Automatikus e-mail folyamatokat sablonokkal: visszaigazolás, várólista-értesítés, interjúbehívó, fizetési emlékeztető — a levelek nem kézzel, mégis Szilvi hangján mennek ki.
• Befizetés-követést, amely a webshopos (WooCommerce) és a bankkártyás (Stripe) fizetéseket magától párosítja a jelentkezőhöz — a visszatérítésekkel együtt.
• Számlázást pár kattintással: a számlák a Szamlazz.hu-n készülnek a megfelelő vevőadatokkal, akár két vállalkozás nevében.
• Interjú-időpontfoglalást (Fillout): a jelentkező maga választ időpontot, ami magától bekerül az adatlapjára.
• Slack-értesítéseket oda, ahol emberi döntés kell — felszabadult hely, nem párosítható befizetés —, a gyakori döntések egy gombnyomással meghozhatók.
• Gmail-összekötést, hogy egy jelentkező teljes levelezése ott legyen az adatlapján — nem kell a postafiókban keresgélni.

Egy központ, minden szál egy helyen

A megoldás lényege az összekötés: a jelentkezések, fizetések, időpontok és levelek maguktól futnak be a központi rendszerbe, a számla és az értesítés pedig magától megy ki belőle.

Ahol a mesterséges intelligencia is dolgozik

A régi táblázatok több évnyi értékes előzményt őriztek — csak épp géppel olvashatatlan formában. AI segítségével dolgoztuk fel és töltöttük be őket a rendszer ügyfélkezelő (CRM) részébe. Amikor egy jelentkezőről dönteni kell — például hogy interjúra hívjuk-e be —, az önismereti előzményei egy kattintásra ott vannak; nem kell régi táblázatokban visszakeresni.

A csapat Slackben magyarul kérdezhet egy AI-asszisztenstől a saját adatairól — például hányan jelentkeztek eddig egy csoportba —, így nem kell minden összesítést előre riportként megépíteni.

Az ügyfélszolgálati levelekhez pedig egy Gmailbe épített AI-asszisztens ír válaszvázlatot a korábbi levelezés stílusában. Minden vázlatot ember néz át és küld ki — a gép gyorsít, a hangnem és a felelősség emberi marad.

Ami megváltozott

• A jelentkezők gyorsabban és pontosabban kapnak visszajelzést: a visszaigazolások és értesítések maguktól, azonnal mennek ki.
• A befizetések követése már senkinek nem feladata — a rendszer párosítja őket, és csak akkor szól, ha valami nem stimmel.
• Egy jelentkező státusza és teljes előzménye — az önismereti múltjával együtt — egy helyen látszik, nem több táblázatból kell összerakni.
• Összességében havonta 20–30 munkaóra szabadult fel, és jóval kevesebb a hibalehetőség.

Azóta is együtt visszük

Az első éles verzió másfél hónap alatt állt fel: a fejlesztés 2026 februárjában indult, március közepétől már élesben futottak a jelentkezések. Azóta a rendszert havidíjas partnerségben üzemeltetjük: napi automatikus adatmentés fut, és több száz kisebb-nagyobb fejlesztés került ki. Amikor új igény vagy csoportszabály születik, AI-támogatással nagyon gyorsan be tudjuk építeni és élesíteni — anélkül, hogy ez megzavarná a működő rendszert. Nem átadtunk egy szoftvert, hanem visszük a hátteret.

Gyakori kérdések