Back office automatizálás: a gépház, a saját belső rendszerünk

A kiindulás: egy Excel és sok külön eszköz

A cég elszámolása 2022 óta egy Excelben élt: tizenkét munkalap, sok kézi képlet. A többi háttérmunka, a sajátunk és az ügyfeleinké, külön eszközökben ment: a pénzügyi nyilvántartóban, a bankok felületein, a számlázóban, a fizetési szolgáltatóknál, az űrlapoknál. Mindegyik működött, csak egymásról nem tudtak, és az összekötő mi voltunk, kézzel.

A gépház 2026 áprilisában indult egyetlen modullal, a Meska kifizetendő tételeinek kötegelt utalására, és az első naptól élesben futott. Azóta modulról modulra bővült, ma már a saját cégünk működése is ebben fut. A napi munkát vivő moduloknak saját kártyájuk van a gépház nyitóoldalán, ahol egy pillantásra látszik, mi a helyzet és mi a teendő.

1. modul

Elszámolás: a munkaóráktól a befolyt pénzig

Ez a modul váltotta ki a 2022 óta vezetett Excelt. A hónap elején a munkaidő-nyilvántartásból egy gombnyomásra áll össze a számlajavaslat ügyfelenként: óradíjas és fix díjas tételek, az előző hónapról átvitt tételek, és a pénzügyi nyilvántartóból a továbbszámlázandó költségek. Amit átnéztünk, azt a rendszer számlázza ki a Számlázz.hu-n, ha kell, több számlára bontva, részletekben vagy hó közben.

Utána a pénzt követi: a befizetéseket a pénzügyi nyilvántartóból veszi át, mutatja a kintlévőséget, és szól, ha egy befizetés rögzítése elmaradt. A jutalékot annak az ügyfélnek a bevételéhez rendeli, akinek a kapcsán kaptuk. A bankmozgásokat összeveti a bizonylatokkal, és ha egyhez nem talál számlát, Slacken szól, mozgásonként egyszer. A tagi elszámolás a ledolgozott órák arányában, élő számokkal készül, a riport pedig évre, ügyfélre és 2022-ig visszamenőleg mutatja, hogyan megy a cég. A nyitóoldali kártyán a hónap állása, a kintlévőség és a teendők látszanak.

Ezen a modulon tanultuk a legtöbbet: az első nekifutást tizenhárom nap után eldobtuk, a másodikkal öt nap alatt eljutottunk az első szabálytól a lezárt hónapig, és ez az első hónap, a szeptember, forintra egyezett a korábbi Excellel. Október eleje óta ez viszi a cég elszámolását.

2. modul

A Meska pénzügyi központja

Ezzel a modullal indult a gépház: a Meska pénzügyi háttere fut benne. A kifizetendő számlák, bérek és adók egy listában látszanak, határidőkkel; a kijelölt tételek pár kattintással, banki felületre belépés nélkül utalhatók; a dupla utalás ellen két szinten véd a rendszer, és minden utalás naplózva van. A bankszámlák és az online fizetési tárcák egyenlege egy képernyőn látszik, és a Meska 4 óránként frissülő vezetői riportja is innen kapja az egyenlegeket. A teljes történetet a Meska esettanulmányában írtuk le.

3. modul

Stripe-számlázás az ügyfeleink vevőinek

Több ügyfelünk kártyás fizetése a saját Stripe-fiókjában megy, amelyet a mi platformunkhoz kötöttünk. Minden sikeres fizetés után a számla magától elkészül az ügyfél Számlázz.hu-fiókjából, a vevő adataival. A fizetési linkeket is innen kezeljük, képpel és árral, külön éles és teszt módban. Az ügyfeleink saját rendszere közvetlenül a gépháztól is kérhet fizetési linket, így a jelentkezés, a fizetés és a számla egy menetben megy. Ha egy számla nem készül el (pl. valamilyen rendszerhiba miatt), a gépház Slacken szól.

4. modul

Foglalási űrlapból számla

Ahol az ügyfél foglalási űrlappal (Fillout) dolgozik, ott a kitöltés után sem kell kézzel számlázni. Kártyás fizetésnél a számla azonnal elkészül; utalásos foglalásnál a gépház díjbekérőt állít ki, és amikor a pénz megérkezik, abból lesz a számla. A számlázási adatokat az űrlap mezőiből veszi, és egy listában mutatja, mi van kiállítva és mi vár fizetésre.

5. modul

Egyedi automatizmusok, amik maguktól futnak

Ide kerülnek az ügyfélre szabott, apró, de rendszeresen ismétlődő lépések. Az első ilyen: ha egy vevő vásárol, magától felkerül az ügyfelünk hírlevél-listájára. A kártyán látszik, melyik automatizmus fut, mikor futott utoljára, hányszor, és volt-e hiba. Ha egy futás hibázik, Slacken is szól, és a hibás futás egy gombbal újrapróbálható; bármelyik automatizmus egy kapcsolóval kikapcsolható.

6. modul

Ügyfélnyilvántartás: minden rendszerkapcsolat egy helyen

Az ügyfelek, a vállalkozásaik és a kapcsolattartóik itt vannak nyilvántartva, és velük együtt minden rendszerkapcsolatuk: a pénzügyi nyilvántartó, a bankszámlák nyílt banki kapcsolaton, az online fizetési tárcák, a Stripe-fiók, a számlázó, a foglalási űrlap és az ügyfél saját alkalmazása; a saját Google-fiókjainkat is itt kapcsoljuk. A kulcsok titkosítva állnak, minden változás naplóba kerül, és egy új rendszerkapcsolat az ügyfél adatlapjáról indul; a Stripe-ot az ügyfél egy meghívó oldalon maga hagyja jóvá. A banki tételeket a bankok csak 90 napra visszamenőleg adják ki, a gépház viszont mindet megőrzi, amit egyszer látott.

7. modul

Robin API: amiből az AI-asszisztensünk dolgozik

Robin, az AI-asszisztensünk, egyetlen saját kulccsal éri el a gépházat, így nem nekünk kell összeszednünk neki az adatokat. Olvassa a bankszámlák tételeit, az online fizetési tárcák egyenlegét és tételeit, a pénzügyi nyilvántartóból a költségszámlákat, a béreket és az adókat, az ügyféltörzset és a Meet-felvételek listáját; a havi banki egyeztetéshez így maga kéri le, ami kell. Az ügyféltörzsbe csak akkor ír, ha egyikünk jóváhagyta a változást: új ügyfelet vagy vállalkozást vehet fel, kiegészítheti a cégadatokat, és rögzítheti a kapcsolattartót. Levelet nem küld, csak piszkozatot tesz a postafiókunkba, amit küldés előtt mi látunk. Minden írása naplóba kerül. Kulcsot, titkot nem lát, pénzügyi rendszerbe nem ír. Hogy melyik céget, bankszámlát vagy tárcát látja, azt a gépházban egy kapcsolóval döntjük el.

Így épül és így üzemel

Az újabb modulok már így készültek: előbb hétköznapi nyelven leírjuk, hogyan működjön a rendszer (erről a lenti kérdéseknél bővebben), és csak utána kódolunk, AI-eszközökkel, részenként, külön építő és átnéző szereppel. Élesbe csak az a változás megy ki, amelyen minden automata ellenőrzés hibátlanul lefutott, és minden változás olvasható a felületen lévő változásnaplóban.

A gépházat mi magunk üzemeltetjük. Hajnalonként ütemezett feladatok frissítik a munkaórákat, a banki tételeket és a többi adatot; ha valami hibázik, Slacken kapunk jelzést, és a javításról mi döntünk. Ugyanígy üzemeltetjük az ügyfeleinknek épített rendszereket is.

Gyakori kérdések